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Anwendertipps

Wie füge ich ein Feld für die Firmennummer in Rechnungen ein?

Wie sehe ich in eine Liste aller aktiven Verträge im Programm?

Wie beende ich die Terminverfolgung einer Untersuchung?

Wie lasse ich einen Probanden ausscheiden?

Wie lösche ich einen Probanden?

Wie erstelle ich ein Impfprogramm und weise es einem Probanden zu?

Wie benutze ich eine Wiedervorlage?

Wie erstelle ich eine Dokumentvorlage?

Wie integriere/ändere ich Textbausteine?

Wie importiere ich Stammdaten aus einer anderen Datei?

Wie begrenze ich die Befundstruktur für bestimmte Grundsätze?

Wie sichere ich die Datenbank von SAmAs?

Wie binde ich meine Geräte an?

Wie bekomme ich einen Überblick aller Untersuchungen von einem bestimmten Zeitraum?

Wie beschränke ich den Zugriff auf Daten?

Wie füge ich ein Feld für die Firmennummer in Rechnungen ein?

(Ab Version 11.71)
Das Feld Kennnummer im Arbeitgeberstammdatenblatt dient zur Verwaltung der Firmennummer. Dieses Feld kann in Ihren Rechnungs- und Mahnvorlagen eingefügt werden. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:

Öffnen Sie Ihre entsprechende Rechnungsvorlage aus der Rechnungsliste.
Rufen Sie das Formularmenü in MS Word auf
Fügen Sie mit der ab Schaltfläche ein Formularfeld ein.
Klicken Sie doppelt auf dieses Feld. Tragen Sie im Dialog Optionen für Formularfeld unter dem Feld Textmarke, das Wort Firmennummer ein.
Speichern Sie die Änderungen und schließen Sie MS Word. Bei der Erstellung einer neuen Rechnung wird jetzt die Firmennummer übernommen. Bei Ihrer Mahnvorlage können Sie genau so verfahren.

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Wie sehe ich eine Liste aller aktiven Verträge im Programm?

(Ab Version 11.71)
Eine Liste aller aktiven Verträge kann über das Menü Kartei / Verträge aufgerufen werden. Hier sehen Sie eine Liste aller aktiven Verträge im Programm, die Sie beim Arbeitgeber als aktiv gekennzeichnet haben. Aus dieser Liste heraus können Sie ebenfalls die einzelnen Verträge bearbeiten und abrechnen. Das letzte und nächste Abrechnungsdatum wird Ihnen hier ebenfalls angezeigt.

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Wie beende ich die Terminverfolgung für eine Untersuchung?

Soll die Terminverfolgung für eine Untersuchung eines Probanden beendet werden, so muss im Gefährdungszuordnungsfenster die entsprechende Untersuchung markiert werden. Danach aktivieren Sie Terminverfolgung beenden. Hier kann ebenfalls ein Grund zur Beendung der Terminverfolgung eingegeben werden. Der Proband erscheint für die entsprechende Untersuchung hiernach nicht mehr in der Terminliste.

Rufen Sie die Funktion wie folgt auf:

Öffnen Sie das entsprechende Probandendatenblatt.
Wählen Sie im Hauptmenü Kartei / Tätigkeiten

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Wie lasse ich einen Probanden ausscheiden?

Ist ein Proband nicht mehr aktiv, kann man ihn ausscheiden lassen. Probanden, die ausgeschieden sind, erscheinen nicht mehr in den Terminlisten. Das Schließen der Vorsorgekartei reicht nicht, um ihn aus den Terminlisten zu entfernen. Die Daten des ausgeschiedenen Probanden bleiben für die Statistik erhalten.

Schließen Sie alle Vorsorgekarteien und Befunde des Probanden ab.
In dem Probandenstammdatenblatt des entsprechenden Probanden wählen Sie AG eintragen. Hier haben Sie die Wahl den Arbeitgeber des Probanden zu wechseln oder ihn ausscheiden zu lassen.
Soll ein Proband ausscheiden, so geben Sie ein entsprechendes Datum im Feld ausgeschieden am: ein.
Aktivieren Sie das untere Kästchen: Der neue Arbeitgeber des Probanden ist nicht bekannt. Die Vorsorgekartei des früheren Arbeitgebers soll geschlossen werden.
Schließen Sie das Fenster mit OK. Ein rotes ausgeschieden erscheint jetzt hinterlegt im Probandenstammdatenblatt. Der Proband ist ausgeschieden.
Schließen Sie das Probandenstammdatenblatt.
Möchten Sie eine Liste aller ausgeschiedenen Probanden sehen, aktivieren Sie in der Probandenliste Ausgeschieden.

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Wie lösche ich einen Probanden?

ACHTUNG: Beachten Sie, dass ein einmal gelöschter Proband nicht wiederhergestellt werden kann. Das heißt, dass auch alle Vorsorgekarteien für diesen Probanden nicht mehr zugänglich sind.

Probanden mit abgeschlossenen Befunden können nicht gelöscht werden. Bevor Sie einen Probanden löschen können, muss er ausgeschieden und seine Dokumente, Vorsorgekarteien und Impfungen gelöscht sein.

Öffnen Sie einen Probanden.
Wählen Sie unter dem Menü Daten / Löschen. Bestätigen Sie die Schaltfläche: " Wollen Sie alle Daten des Probanden löschen?" mit OK oder betätigen Sie Abbrechen um die Aktion zu beenden.

Anmerkung: Ist bei dem Probanden noch keine Vorsorgekartei hinterlegt, wird er automatisch gelöscht. Ist der Proband im System noch aktiv, erscheint die Meldung: Sie können diesen Probanden nicht löschen. Unter anderem sind noch Vorsorgekarteien vorhanden. In diesem Fall folgen Sie bitte den weiteren Anweisungen.
Bestätigen Sie die Meldung mit OK.
Lassen Sie den Probanden ausscheiden
Um die Vorsorgekartei des Probanden zu löschen, wählen Sie im Menü Kartei / alle Vorsorgekarteien.
Markieren Sie in der erscheinenden Liste alle Einträge und betätigen Sie die Schaltfläche Löschen.
Bestätigen Sie die Meldung "Wollen Sie diese Vorsorgekartei und alle daran angeschlossenen Untersuchungen und Tätigkeiten wirklich löschen" mit Ja oder betätigen Sie Nein oder Abbrechen, um die Aktion abzubrechen.
Schließen Sie das Fenster. Das Probandenstammdatenblatt ist noch immer vorhanden.
Gehen Sie nun über die Menüs Kartei / Impfungen und Kartei / Dokumente, um auch diese Daten zu löschen.
Wiederholen Sie nun Schritt 2, um den Probanden zu löschen.

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Wie erstelle ich ein Impfprogramm und weise es einem Probanden zu

Daten / Standardtabelle / Impfungen / Impfprogramm

Diese Tabelle verwaltet von Ihrem Arbeitsmedizinischen Dienst spezifizierte Impfprogramme. Folgen Sie den u. g. Schritten, um ein Impfprogramm anzulegen:

Wählen Sie im Menü Daten / Standardtabellen / Impfungen / Impfprogramme.
Betätigen Sie die Schaltfläche Neu und überschreiben Sie Neues Impfprogramm mit dem Namen Ihres Impfprogramms.
Betätigen Sie Neu um die verschiedenen Impfungen einzutragen.
Wählen Sie zwischen Impfung und Kontrolle und geben Sie die Nummer der Impfung oder Kontrolle an.
Wählen Sie einen Impfstoff aus der vorhandenen Liste, bzw. tragen Sie die entsprechenden Kontrollen ein.
Tragen Sie die Anzahl der Tage bis zur nächsten Impfung ein.
Speichern Sie die Impfung und tragen Sie die nächste mit der Schaltfläche Neu, bis Ihr Programm vollständig ist.

ACHTUNG: Tragen Sie immer die Anzahl der Tage vom Anfangsdatum aus ein, Das heißt, wenn die erste Impfung in 30 Tagen erfolgen soll und die zweite 30 Tage nach der ersten, müssen Sie bei der ersten Impfung 30 Tage und bei der zweiten Impfung 60 Tage eintragen. Tragen Sie beide Male 30 ein, zwei Termine für den gleichen Tag in der Impfplanung beim Probanden vor.

So weisen Sie das Programm einem Probanden zu:

Öffnen Sie ein Probandendatenblatt.
Wählen Sie Kartei / Impfungen / Blutentnahmen
Wählen Sie die Schaltfläche Impfprogramm.
Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste das entsprechende Impfprogramm. Hier können Sie das Impfprogramm für den Probanden nochmals speziell anpassen. Fügen Sie weitere Impfungen oder Blutentnahmen mit der Schaltfläche hinzufügen an. Markieren Sie im Impfprogramm die Impfungen oder Blutentnahmen, die Sie löschen wollen und wählen dann die Schaltfläche Löschen.

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Wie benutze ich eine Wiedervorlage?

Benutzen Sie die Wiedervorlage als einen Teil Ihrer Terminplanung für Betriebsbegehungen, Vertragsbesprechungen oder z. B. Einstellungsuntersuchungen. Mit dem Befehl Wiedervorlage, können Wiedervorlagelisten nach Priorität und Status für einzelne Firmen und Probanden erstellt werden. Eine vollständige Liste aller Wiedervorlagen ist auch vorhanden. Wiedervorlagen werden automatisch dem Mitarbeiter zugeordnet, für den sie bestimmt sind. Sie können auch einem anderen Mitarbeiter eine Wiedervorlage zuweisen. Ein Erinnerungsfenster mit fälligen Wiedervorlagen erscheint bei jeder Programmöffnung.

So erfassen und bearbeiten Sie eine Wiedervorlage

In dem Wiedervorlagendatenblatt können Betreff, Status, Fälligkeit, Priorität und der zuständige Mitarbeiter eingetragen werden. Die Daten der Arbeitgeber- und Probandennamenfelder werden automatisch zugeordnet. Einzelne Listen für Firmen und Probanden, oder auch eine vollständige Liste aller Wiedervorlagen können angezeigt werden. Erledigte Wiedervorlagen werden automatisch aus den aktuellen Wiedervorlagelisten entfernt, können jedoch durch das einfache aktivieren einer Ankreuzfläche als "Erledigte Wiedervorlagelisten" wieder angezeigt werden.

So geben Sie eine neue Wiedervorlage ein

Öffnen Sie einen Arbeitgeber.
Wählen Sie aus dem Menü Termine / Wiedervorlage.
Um eine neue Wiedervorlage einzutragen, klicken Sie auf den Befehl Neu.
Wählen Sie Betreff, Status, Priorität und den zuständigen Mitarbeiter aus und geben Sie ein
Fälligkeitsdatum an. Der Arbeitgebername ist automatisch zugeordnet. Bemerkungen können im unteren Feld auch eingegeben werden.
Klicken Sie auf Speichern. Sie sehen jetzt eine Wiedervorlagenliste für einen bestimmten Arbeitgeber.
Um eine Wiedervorlage zu bearbeiten, markieren Sie die entsprechende und klicken Sie dann auf den
Befehl Bearbeiten oder doppelklicken Sie auf eine Wiedervorlage. Ändern Sie jetzt die Dateien in dem Wiedervorlagendatenblatt und klicken Sie dann auf Speichern.
Schließen Sie die Wiedervorlagenliste.

So öffnen Sie die vollständige Wiedervorlagenliste

Schließen Sie alle offenen Fenster.
Wählen Sie im Menü Termine / Wiedervorlage. Hier erscheint die vollständige Wiedervorlagenliste, aus der Sie ebenfalls Dateien bearbeiten können.

ACHTUNG: Wenn Sie hier eine Wiedervorlage erstellen ohne vorher einen Arbeitgeber oder Probanden zu öffnen, können diese nicht nachträglich eingegeben werden.

So erledigen Sie eine Wiedervorlage

Öffnen Sie die entsprechende Wiedervorlage und ändern Sie den Status auf erledigt.
Speichern Sie die Änderung und schließen Sie das Fenster. Die Wiedervorlage wird automatisch aus der aktuellen Wiedervorlageliste entfernt.

Anmerkung: Um die Dateien nach Fälligkeitsdatum, Status, Priorität, Firma oder Probanden zu sortieren, klicken Sie auf das Namenfeld der betreffenden Spalte.

Um die erledigten Wiedervorlagen in einer Liste anzuzeigen, aktivieren Sie die Ankreuzfläche Erledigte Anzeigen.

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Wie erstelle ich eine Dokumentvorlage?

SAmAs, Arbeitsmedizin und Arbeitssicherheit für Windows, ist mit MS Word eng verknüpft und bietet Ihnen die Möglichkeit, aus SAmAs selbst Dokumentvorlagen zu erstellen, die automatisch Ihre Daten einfügen.

Den Begriff Dokumentvorlage muss man wahrscheinlich nicht unbedingt erklären, aber trotzdem ein schneller Auffrischungskurs! Die Dokumentvorlage gibt Abschnitte oder Felder vor, die in jedem Dokument vorkommen sollen, sowie deren Reihenfolge. Außerdem können Sie Aspekte der Gestaltung festlegen, die in jedem Dokument gleich sein sollen. Sie geben dann nur noch die fehlenden Bestandteile ein und sparen somit Zeit und Arbeit. Die meisten Textverarbeitungsprogramme stellen vorgefertigte Dokumentvorlagen zur Verfügung, Sie können jedoch auch eigene Vorlagen entwerfen. SAmAs ermöglicht Ihnen die Erstellung dieser Dokumente und gewährleistet vor allem den Schutz aller Dateien. Sie haben die Möglichkeit Dokumente entweder inern oder extern von SAmAs zu speichern.
So ist Ihr Schriftverkehr ohne großen Aufwand schnell erledigt!

So wird's gemacht:

ACHTUNG: Die Erstellung von Dokumentvorlagen muss im Netzbetrieb stattfinden. Erstellen Sie Dokumentvorlagen auf dem Laptop und sind nicht im Netzbetrieb, werden die Dokumentvorlagen bei der Synchronisation nicht mit repliziert.

Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Netzwerkbetrieb befinden. Öffnen Sie einen Arbeitgeber oder Probanden.
Wählen Sie aus dem Menü Kartei / Dokumente. In dem geöffneten Fenster sehen Sie eine Liste der bereits vorhandenen Dokumente.
Betätigen Sie die Schaltfläche Neu.
Klicken Sie dann auf Neue Vorlage. Geben Sie den Namen der Dokumentvorlage ein und beschreiben die Vorlage unter Bemerkungen. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten intern in SAmAs zu schützen, indem Sie Intern aktivieren. Die Daten Ihres Dokuments werden nicht in Word gespeichert sondern nur innerhalb der geschützten Datenbanken von SAmAs. Ist Intern nicht aktiviert, so sind die Formularfelder von SAmAs in MS Word nicht automatisch vorhanden.
Unter Hinweis finden Sie eine Liste der Formularfelder, die Sie für das automatische Eintragen der Daten nutzen können. Diese Liste befindet sich auch im Handbuch.
Öffnen Sie nun die Vorlage mit Vorlage öffnen. MS Word wird automatisch geöffnet.
Um die Vorlage bearbeiten zu können, muss die Symbolleiste Formularmenü geöffnet sein. Diese rufen Sie durch das Anklicken der Menüleiste mit der rechten Maustaste und das Aktivieren von Formular auf.
Klicken Sie auf das Schloss-Icon im Formularmenü, um den Schutz vom Dokument zu nehmen. Nun können Sie die Vorlage wie ein normales Word-Dokument bearbeiten.
Um ein Formularfeld einzufügen, bewegen Sie den Cursor auf die Stelle, an der Sie das Feld einfügen möchten und betätigen das ab-Icon.
Mit einem Doppelklick auf das Feld, öffnet sich das Fenster Optionen für Textformularfelder. Geben Sie unter Feldeinstellungen / Textmarke die Bezeichnung des gewünschten Formularfeldes ein, welches Sie auslesen möchten.

Folgend eine Liste verschiedener Formulardelder

Textmarke	Eingefügte Dokument Informationen
eigen_adresse	Dr. Klaus Klettermaus Stephanusstraße 64 33098 Paderborn
eigen_name	Klaus Klettermaus
eigen_ort	Paderborn
eigen_plzort	33098 Paderborn
proband_name	Befund, Baum, *10.08.1950
proband_vornachname	Baum Befund
proband_anrede_vn	Herrn Baum Befund
proband_privat	Herrn Baum Befund Blumenstraße 34 22458 Blumenland
proband_firma	Frau Heidi Musterland Finanz Herr Baum Befund Musterstraße 78 47896 Musterland
proband_anrede	Sehr geehrter Herr Befund,
proband_1zeile	Baum Befund, Blumenstraße 34, 22458 Blumenland
proband_nurname	Befund, Baum
proband_geb	10.08.1950
proband_gebort	Borken
proband_ort	22458 Blumenland, Blumenstraße 34
proband_strasse	Blumenstraße 34
proband_nurort	22458 Blumenland
ersie	er oder sie
proband_anrede_name	Herr Befund
arbeitgeber_adr	Musterland GmbH Finanz Frau Dr. Heide Musterfrau Musterstraße 78 47896 Musterland
arbeitgeber_name	Heidi Musterland
arbeitgeber_anrede	Sehr geehrte Frau Dr. Musterfrau,
facharzt_adresse	Herrn Dr. Heinz Heinze Heinrichstr. 67 21589 Hildesheim
facharzt_anrede	Sehr geehrter Herr Kollege Heinze,
facharzt_name	Herrn Dr. Heinze
mitarbeiter_name	Dr. Thomson
mitarbeiter_1zeile	Dr. Thomson, Thomstr. 8, 25996 Thomdorf
mitarbeiter_anrede	Herrn Dr. Thomson
mitarbeiter_titel	Dr.
mitarbeiter_vn	Thomas Thomson
mitarbeiter_str	Thomstr. 8
mitarbeiter_plzort	25996 Thomdorf
telefon	(0765) 957937 (vom Mitarbeiter)
dokdatum	20.07.2001 (aktuelles Dokumentdatum)

Folgende Formularfelder sind nur für die Rechnung!

Textmarke	Eingefügte Dokument Informationen
MwSt
MWstSumme
Rechnungsnr
Währung
Endsumme
Zahlungsziel
Redatum
Zwischensumme

Eine komplette Liste der Namen aller Formularfelder finden Sie auch in Ihrem Administratorhandbuch. Außerdem können Sie sich in der Maske Vorlage für ..., über die Schaltfläche Hinweis, die entsprechenden Feldnamen anzeigen lassen.

Sind Sie mit Ihrer Formatierung fertig, sichern Sie das Dokument mit der Schloß-Schaltfläche und speichern Sie die Vorlage unter Datei / Vorlage speichern.
Schließen Sie MS Word und betätigen Sie nochmals Speichern.
Um die Vorlage aufzurufen, öffnen Sie einen Arbeitgeber oder Proband und anschließend Ihre Dokumentliste unter dem Menü Kartei / Dokumente. Markieren Sie eine Dokumentvorlage und klicken Sie auf Neu. Wählen Sie eine Dokumentvorlage unter Dokumentvorlage und betätigen Sie Erstellen. Hier können Sie die Dokumentvorlage auch bearbeiten.

Wie bearbeite ich eine Dokumentvorlage?

Öffnen Sie einen Arbeitgeber oder Probanden.
Wählen Sie aus dem Menü Kartei / Dokumente. In dem geöffneten Fenster sehen Sie eine Liste der bestehenden Dokumente. Betätigen Sie Neu.
Wählen Sie die zu bearbeitenden Dokumentvorlage aus und betätigen Sie Vorlage bearbeiten.
Ändern Sie ggf. das Bemerkungsfeld. Sichern Sie, das Intern weiterhin aktiviert ist. Betätigen Sie danach die Schaltfläche Vorlage öffnen.
Bearbeiten Sie die Vorlage nach Ihren Vorstellungen, wie in Dokumentvorlagen erstellen beschrieben.
Sind Sie mit der Formatierung fertig, sichern Sie das Dokument mit der Schloss-Schaltfläche und speichern Sie die Vorlage unter Datei / Vorlage speichern.
Schließen Sie MS Word und betätigen Sie nochmals Speichern. Die Vorlage ist nun mit den Änderungen vorhanden.

In aktuellsten Verisionen:

Gehen Sie auch über Daten / Standardtabellen / Dokumentvorlagen. Markieren Sie die Zeile mit der entsprechenden Vorlage, die Sie bearbeiten möchten und klicken auf Vorlage öffnen. Nehmen Sie die Änderungen vor, speichern und schließen Sie die Tabelle.

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Wie integriere / ändere ich Textbausteine?

(Ab Version 11)
Im Befundbaum haben Sie die Möglichkeiten vorhandene Standardtexte einzufügen und zu ergänzen oder Ihre eigenen, oft verwendeten Formulierungen zu integrieren. Des weiteren können in der Standardtabelle Befundstruktur Textbausteine integriert und verändert werden, so dass diese automatisch bei einem Normalbefund eingetragen werden.

Bei der Arbeit im Befundbaum

Wenn Sie Befunde im Befundbaum eines Probanden eintragen möchten, gibt es zwei Standardmöglichkeiten. Wird ein Befund als unauffällig eingestuft, können Sie entweder nach Markierung einer Befundrubrik die Leertaste betätigen;

oder erst die Befunduntersuchung mit einem Doppelklick öffnen und dann die Schaltfläche Standard betätigen ggf. das Kontrollkästchen Auffällig markieren.

Bei einem Normalbefund werden änderbare Standardbemerkungen eingetragen und in der Gesamtübersicht des Befundbaums automatisch ein i zugeordnet. Bei auffälligen Befunden wird die Befundrubrik mit einem gelben Achtungsymbol gekennzeichnet.

So wird gemacht

Öffnen Sie mit einem Doppelklick eine Befundrubrik. (Sie können auch erst eine Befundrubrik markieren und dann die Schaltfläche Neu betätigen.
Wählen Sie ggf. das Kontrollkästchen Auffällig.
Ist der Befund normal, betätigen Sie die Schaltfläche Standard und ein vorhandener, änderbarer Text wird eingetragen (Siehe Standardtabellentext um diesen Text dauerhaft zu ändern).
Klicken Sie in das Textfeld um eventuelle Änderungen am Text vorzunehmen. Auch Formatierungen des Textes sind möglich.
Um einen von Ihnen eingegebenen Text für diese Befundrubrik zu speichern, so dass er für weitere Untersuchungen dieser Befundrubrik vorhanden ist, müssen Sie diesen zunächst markieren.
Wählen Sie Merken, um den Text einzufügen.
Bei der nächsten Untersuchung ist der Text in dieser Befundrubrik unter Einfügen vorhanden. Beliebig viele Texte können eingegeben werden.
Schließen Sie das Fenster.

Standardtabellentexte

Diese Tabelle enthält die änderbaren Texte, die automatisch bei einem Normalbefund eingetragen werden.

Permanentes Ändern der Texte

Wählen Sie im Menü Daten / Standardtabellen / Befundstruktur...
Wählen Sie im erscheinenden Einstellungsfenster die entsprechende/n Befundrubrik/en und tragen unter der Spalte Standard Text Ihren Text ein.
Schließen Sie das Fenster. Die eingegebenen Texte werden jetzt automatisch bei jedem Normalbefund eingetragen.

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Wie importiere ich Stammdaten aus einer anderen Datei?

(Ab Version 10.3)
Der Import verschiedener ASC-, DAT- oder TXT-Dateien ist über eine ASCII Schnittstelle möglich. Fügen Sie neue Stammdaten direkt zu einem Arbeitgeber ein, oder wählen Sie ein Update der alten Stammdaten. SAmAs verfügt über eine Importtabelle mit Standardeinstellung, so dass Ihre Dateien angepasst werden können. Änderungen an den Einstellungen sind auch möglich.

Import der Stammdaten

Öffnen Sie einen Arbeitgeber.
Wählen Sie im Menü Daten / Import / Probanden.
Suchen Sie die benötigte Datei und öffnen Sie sie. Eine Liste der zu importierenden Probanden wird geöffnet.
Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

Markieren Sie einen oder mehrere Probanden und klicken Sie auf Übernahme. Wählen Sie Ja - die Probandendaten werden direkt von SAmAs übernommen - oder Abbrechen. Die Übernahme erfolgt und Sie können auswählen, ob sie überprüft werden soll.

Achtung: Bei " Sollen die ausgeschiedenen automatisch eingetragen werden?" Sollte in der Regel Nein gewählt werden. Bei der Auswahl Ja wird die Vorsorgekartei des Probanden, die nicht in der Liste erscheinen, abgeschlossen und die Terminverfolgung beendet.

(a) Bei der Überprüfung der Dateien vor der Übernahme erscheint ein Fenster mit "Soll die Übernahmeliste überprüft werden? ACHTUNG! Alle manuellen Änderungen werden verworfen." Sie können Ja oder Nein wählen.
Sollten Sie eine Übersicht des Probanden vor der Übernahme benötigen, doppelklicken Sie auf einen Probanden. Ein Fenster mit den neuen Probandenangaben und eine Liste von Probanden mit dem gleichen Geburtsdatum, in den schon enthaltenen Dateien wird angezeigt. Ist der Proband bereits enthalten wird dies auch angezeigt.
Im Aktionsfeld können Sie die Aktion für den Probanden wählen. Keine Aktion bedeutet, dass die Dateien bei der Übernahme des selektierten Probanden nicht in SAmAs übernommen werden. Möchten Sie mehrere Probanden nicht übernehmen, muss dieser Vorgang für jeden Probanden vorgenommen werden. Ein Update bringt die Stammdaten auf den neuesten Stand. Neuanlage erstellt bei der Übernahme des Probanden eine neue Kartei. Die Importliste wird bei Öffnung geprüft und eine Aktion für jeden Probanden gewählt.
Nach allen Aktionen wählen Sie Schließen. Die Probanden sind jetzt vorhanden. Sie können eine vollständige Liste der Probanden des ausgewählten Arbeitgebers unter dem Menü Karte / Probanden aufrufen.

Tabelle Probanden

Die Standardeinstellungen der Probandentabelle können unter dem Menü Daten / Import / Probanden / Einstellungen / Importdefinition geändert werden. Wichtig ist, dass der Feldname der SAmAs Probandentabelle und der Feldname der zu importierenden Tabelle korrespondieren.

Bei der Tabelle sind folgende Standardeinstellungen zu beachten:

Die durch Semikolon getrennten Dateien haben jeweils eine Zeichenanzahl und eine Startposition (Stelle).

Achtung: Wenn die Daten nicht korrekt, sondern verschoben in der Importmaske importiert werden, setzen Sie die Feldlänge bei Import Einstellungen (Probanden) auf '0'. Die Semikola werden dann automatisch erkannt.

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Wie begrenze ich die Befundstruktur für bestimmte Grundsätze?

(Ab Version 10)
Mit der Standardtabelle Zuordnung Grundsätze können Sie allen Grundsätzen bereits vorhandene Befunde zuordnen. Sie können einem Grundsatz eine spezifische Auswahl der Befunde zuordnen oder wieder entfernen. Das heißt, der Befundbaum der zugeordneten Grundsatzuntersuchung in den Vorsorgekarteien des Probanden wird nach Ihrer spezifischen Auswahl eingeschränkt sein.

Befundkartei anlegen und verwalten

Den Befundbaum können Sie einschränken. Wählen Sie unter Daten / Standardtabellen / Zuordnung Grundsätze. Wählen Sie hier jeweils eine Grundsatzuntersuchung und die dazugehörenden Befunde aus der Zuordnungsliste. Die gewählten Befunde werden für die Grundsatzuntersuchung gespeichert und ein eingeschränkter Befundbaum wird in den Vorsorgekarteien der Probanden erscheinen. Zu jeder Zeit können die zugeordneten Befunde geändert werden.

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Wie sichere ich die Datenbank von SAmAs?

(Ab Version 11.71)
Sie sichern Ihre medizinischen Daten, bzw. die Datenbank Ihrer SAmAs-Software, durch das Kopieren Ihrer Datenbank. Die kopierte Datenbank kann dann an einer anderen Stelle auf Ihrer oder besser noch auf einer anderen Festplatte gespeichert werden. Um sicherzustellen, dass Sie immer eine aktuelle Kopie Ihrer Datenbank vorhanden haben, sollten Sie die Datenbank regelmäßig kopieren und speichern. Der Datenschutz Ihrer kopierten Datenbank ist noch immer gewährleistet.

Kopieren Sie die Datei Befund.mdb und SAMAS.mdb aus dem Verzeichnis, in dem SAmAs auf Ihrem Rechner oder Server gespeichert ist.
Fügen Sie dann diese Datei an einer anderen Stelle auf Ihrer oder besser einer anderen Festplatte ein.

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Wie binde ich meine Geräte an?

(Ab Version 10.5)
SAmAs, Arbeitsmedizin für Windows, verfügt über eine sogenannte GDT-Schnittstelle. Mit dieser Schnittstelle lassen sich medizinische Untersuchungsgeräte datentechnisch in die Software einbinden. Über die GDT-Schnittstelle als Standardschnittstelle, kann SAmAs mit der Software der Gerätehersteller kommunizieren.

Um die Kommunikation zwischen SAmAs und der Software des Geräteherstellers zu ermöglichen, ist es nötig drei Einstellungen vorzunehmen:
Der Name und Standort der Software des Geräteherstellers (z. B. C:/Programme/Spiro/Spiro.exe) muss angegeben werde, sowie die der GDT-Ausgangsdatei und der GDT-Eingangsdatei. Über die GDT-Ausgangsdatei übermittelt SAmAs Probandendaten - z. B. Probanden Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht, ggf. Gewicht und Größe - an die Geräte-Software. Die Fremdsoftware übermittelt über die GDT-Eingangsdatei die entsprechenden Daten der Untersuchung an SAmAs zurück.

Grundsätzlich lassen sich auf diese Art fast alle medizinischen Untersuchungsgeräte in SAmAs einbinden. Wichtig ist nur, dass die jeweilige Gerätesoftware die GDT-Standardschnittstelle unterstützt. So lassen sich Geräte für Audiometrie (z. B. das CAS 3000, der Fa. Audio-Ton), Sehtestgeräte (z. B. Rodatest, der Vistec AG), Spirometer (z. B. von der Fa. Mico Medical und Vitalograph) und EKG Geräte (z. B. von der Firma Hellige) in SAmAs einbinden.

ACHTUNG: Für einige Geräte befinden sich spezielle Anleitungen im ANhang des Administrationshandbuch. Bitte sehen Sie hier zunächst nach - Sollten Sie hier die entsprechenden Informationen nicht finden, helfen wir Ihnen gerne telefonisch weiter.

So wird's gemacht...

Wählen Sie das Menü Daten / Systeme / GDT-Geräteschnittstelle. Das GDT-Geräteschnittstellenfenster erscheint, mit verschiedenen Icons für unbekannte Geräte.
Klicken Sie auf das entsprechende Icon für das entsprechende Gerät, das Sie anbinden wollen.
Geben Sie im sich öffnenden Einstellungsfenster den Namen des Gerätes im Gerätebezeichnungsfeld ein.

Wählen Sie im Feld Programmdatei mit der Schaltfläche >> und dem Windows-Explorer die exe-Datei für das anzubindende Gerät aus. Diese Datei befindet sich unter dem Verzeichnis des Geräteprogramms auf Ihrer Festplatte oder im Server, z. B. C:/Programme/Spiro/Spiro.exe.

Die GDT-Aus- und Eingangsdateien für die Felder GDT-Ausgangsdatei und GDT-Eingangsdatei Felder sind vom Gerätehersteller abhängig. Diese wählen Sie wieder mit der >> Schaltfläche und dem Windows-Explorer aus. Die Dateien befinden sich an der gleichen Stelle wie die exe-Datei. Bitte beachten Sie , dass Sie für den Chipkartenleser keine Aus- und Eingangsdatei benötigen.
Nach Eingabe der 4 Felder, speichern Sie die Eingabe mit Speichern und bestätigen das nächste Fenster mit Schließen.

Starten der Gerätesoftware

Nach den oben genannten Schritten kann die Gerätesoftware aus dem Befundbaum unter der entsprechenden technischen Untersuchung gestartet werden. Dazu gehen Sie auf den entsprechenden Untersuchungsbefund, z. B. Sehtest, und öffnen den Befundbogen. Hier können allel Daten manuell eingetragen werden oder Sie bestätigen die Schaltfläche über die die Sehtestsoftware gestartet werden kann. Die Untersuchung wird in Ihrer Gerätesoftware durchgeführt und nach dem Schließen können die Daten mit der Schaltfläche Daten anzeigen angezeigt werden. Diese können dann in den Befundbaum übertragen werden.

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Wie bekomme ich einen Überblick über alle Untersuchungen eines bestimmten Zeitraumes?

(Ab Version 10.7)
Um einen Überblick über alle Grundsatzuntersuchungen eines bestimmten Zeitraumes zu bekommen, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie das Menü Statistik / Jahresbericht.
Geben Sie den entsprechenden Zeitraum in den Feldern Anfangsdatum und Enddatum ein. Sie können Ebenfalls wählen, ob die Grundsatzuntersuchungsliste mit Probandennamen und Tag der Untersuchung angezeigt werden sollen. Hierzu müssen Sie Mit Datum und/oder Mit Namen aktivieren.
Klicken Sie jetzt die Schaltfläche Ausführen. Eine Liste aller Grundsatzuntersuchungen erscheint im Fenster.

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Wie beschränke ich den Zugriff auf Daten?

(Ab Version 11)
Zugriffsrechte können nur von dem Administrator geändert werden.

ACHTUNG: Bei der Installation von SAmAs wird automatisch der Administrator als Mitarbeiter mit dem Passwort 'ergo' angelegt. Dieses sollte unter dem Menü Daten / Mitarbeiter geändert werden.

So setzen Sie Zugriffsrechte für Mitarbeiter...

Öffnen Sie im Menü Daten / Mitarbeiter das entsprechende Mitarbeiterdatenblatt.
Wählen Sie im Mitarbeiterdatenblatt die Schaltfläche Passwort.
Geben Sie einen Benutzernamen ein. Tragen Sie unter Neues Kennwort ein Passwort ein und bestätigen Sie das Passwort unter Kennwortwiederholung.
Aktivieren Sie die Datensperre auf Alle medizinischen Befunde (der Mitarbeiter wird keinen Befund mehr einsehen können) und/oder Arbeitgeber (der Mitarbeiter kann nur die Arbeitgeber einsehen, die ihm zugeordnet sind; die Daten anderer Arbeitgeber können nicht eingesehen werden.
Klicken Sie auf OK. Eine Schaltfläche Passwort geändert erscheint. Klicken Sie auf OK. Der Benutzer kann zu einem anderen Zeitpunkt sein Passwort unter dem Menü Daten / Mitarbeiter bestimmen, aber keine Zugriffsrechte ändern.
Wählen Sie das Register Einstellungen
Markieren Sie die Funktion des Mitarbeiters. Setzen Sie ggf. den Mitarbeiter auf passiv, wenn er nicht mehr in der Auswahlliste vorhanden sein soll.
Wählen Sie das Register Berechtigungen.
Aktivieren Sie die verschiedenen Berechtigungen und betätigen Sie anschließend Übernehmen.
Schließen Sie das Mitarbeiterdatenblatt. Alle Änderungen sind gespeichert.
Um weitere Mitarbeiter einzugeben, wählen Sie immer wieder im Menü Daten / Mitarbeiter den entsprechenden Mitarbeiter aus der Liste.

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